如何主持一场高效的会议（实操经验）

如何主持一场高效的会议（实操经验）

根据我的经验，一场会议的效率往往取决于主持人，所以我想总结一些主持会议的tips跟大家分享。

之前我们提到高效开会的时候，经常会谈到“飞阅会”（用文档默读的方式开会）；但是我发现这种开会方法实在是太难了，只有少数团队的少数会议才适合用；我发现我平时开飞阅会的频率可能是低于一个月一次的。所以我在这篇文档里分享的是一些更普适的实践。以下的经验都是经历过教训之后得出的。

此外我觉得提升会议效率真的是一件非常难的事情，因为在现实生活中会议的种类太繁杂、场景太丰富；所以任何抽象后的结论都可能只适用于少数情况。我自己在过去一两年内几乎每天都在思考如何提高会议效率，但是现在也还在探索的路上。

会前

• 确认会议目标，并且根据会议目标明确参会人
• 确保正确的人能够出席。一般参会人分两类，必须参会（没有他们这个会议的目标就无法达到）和非必须参会（就是来旁听一下/表达一下观点）；主持人需要确认所有必须参会的人一定能够出席，否则就改时间。很多低效会议是因为参会的人不是正确的人，比如一件事情需要一个人做决策，但是他由于冲突没有来；剩下的人再讨论也讨论不出结果。这种情况下，会议的唯一结论就是“再约一个会讨论下XX”；这类会议大概率是失败、低效的。一般来说必须参会的人分成两类：上下文最多的人（即她不参会的话其他人会缺乏很多关键信息，因此无法高效地讨论）、需要参与做决策的人
• 确保所有参会人了解会议的上下文和目标。我有时候会在没有任何上下文的情况下突然收到一个日程邀请，这其实是非常不礼貌的一种做法。可以把会议相关文档链接附在日程描述里，这样大家浏览自己日历的时候就能够了解到会议相关信息。上下文和目标可以通过提前创建会议群的方式在群里同步。要在会前确保每个人都完全理解：
  • 会议的上下文
  • 会议要达到什么目标
  • 她为什么被邀请
  • 她需要在会前做哪些准备
• 利用会议群，尽量将讨论前置。不需要等到开会才开始讨论。我最近的一个做法是：在发出会邀之后，直接创建会议群，把会前大家需要知道的上下文和资料提前同步到群里，有的时候大家就在群里开始聊起来了，聊着聊着发现要讨论的问题基本已经解决了，可能都不太需要开会了，或者可以把会议时间缩短一半。。。
• 如果需要大家在会前进行一些准备工作，比如读一些文档/看一些材料，最好尽早发到会议群里，而不是现场发（我指的是会前需要掌握的材料，区别于飞阅会中大家要默读的材料；默读材料视情况考虑可以不提前发出来）。尤其是如果阅读这些材料需要花很多时间的话，需要尽可能提前发给大家（比如一天）。如果在会前一两个小时才发给大家，很多人是不会有时间浏览的，因为大家的日程都很满，很有可能这一两个小时在其他会议上。
• 把会议时间默认设成30分钟而不是1小时。有一句话说得很好：“Work expands so as to fill the time available for its completion.” 绝大部分1小时的会其实是完全可以在30分钟内讨论清楚的。当我们在约对方开会时，我们在占用对方的时间，其实是非常不好意思的；我们应该把占用的时间缩到越短越好。如果只是需要快速讨论一些事情，甚至不需要30分钟；会议不需要以30分钟为单位召开（半小时、一小时、一个半小时。。），我们完全可以开5分钟的会、10分钟的会、15分钟的会。英文中管这种短会叫“Huddle”，就是一群人凑在一起快速碰一下。我觉得我们应该鼓励多开Huddle，少开Meetings。
• 这个事情真的需要开会吗？一般情况下只有需要所有参会者深度参与、重度讨论的会议才需要开。我们应该默认异步沟通，不到万不得已的时候不开会。
  • 如果是寻求一些人对一件事情的反馈，可以考虑写成一个全面的文档，让大家在文档上异步评论
  • 如果是单向同步信息，可以考虑写个文档/录制一个讲解视频
  • 如果只是轻量的讨论/同步，可以直接在IM里聊天解决，利用富文本功能把事情一次说清楚
  • 如果你能预测到对方要找你是什么事情，并且这个事情你已经写过了相关文档，应该提前把文档发给对方；如果文档无法解决问题，再约会议。这里顺便说一下，我们在工作中应该尽量鼓励书面沟通，避免口头沟通；Gitlab内部沟通的一个原则是“能用文档链接回答的事情就不要口头回答”，这样才能确保知识的沉淀、避免重复和无效的沟通。举个例子，如果张三问了李四一个问题，而这个问题已经有文档记录了答案，那么李四不应该直接回答问题，而是应该先去找到那份文档，再把文档分享给张三；要是这个问题的答案还没有对应文档，李四应该先用文档把问题和答案都写下来，再把文档分享给张三。

举例：有同学问我，能不能约你聊一下新媒体行业飞书的使用场景？这个时候我的回答不会是直接说“好呀”，而是：“麻烦看下这个文档 新媒体专属的飞书秘籍 ；如果看完还有问题我们再看是否有必要约时间。”

会中

• 会议开始时，先跟所有人说一下会议目标和议程
• 如果是视频会议，主持人自己一定要打开摄像头，并且鼓励其他人也打开摄像头（可以提高沟通效率）
• 把控讨论节奏，明确每个环节的时间（此处期待一下视频会议的倒计时功能），尽量避免超时

会后

• 主持人应该在会议结束的30分钟内把会议结论和下一步 todo 发到群里，并跟踪任务的后续执行

推荐阅读

• 根据会议目标，分析各种会议该怎么开（含模板）关于开会

来自: 飞书云文档